Onboarding digital: ferramentas e como implementar

O onboarding de funcionários é uma das estratégias mais importantes em uma empresa, integrando um funcionário novo às suas rotinas e à cultura organizacional de forma rápida e qualificada.

Quando há a contratação de um novo colaborador, muitas organizações pensam que basta uma manhã de apresentações e visitas para integrar este funcionário, porém, deve ser muito mais que isso.

O onboarding é um processo longo, com duração de cerca de três meses, com integrações, avaliações e apresentações personalizadas.

A agilidade do onboarding é comprovada pelas maiores empresas do mercado, porém, existe um formato ainda mais prático.

O onboarding digital está em constante crescente, permitindo que organizações realizem todas as práticas de forma totalmente virtual, reduzindo custos e impactando o colaborador antes mesmo do seu primeiro dia de trabalho.

Neste artigo, explicaremos melhor o conceito de onboarding digital, ferramentas que auxiliam este processo, benefícios para empresas e muito mais. Acompanhe logo abaixo.

O que é onboarding digital e por que ele importa cada vez mais

O onboarding digital é uma maneira prática e atual de acelerar o já muito rápido processo de onboarding.

Com isso, é possível integrar o novo funcionário às suas novas rotinas e à cultura organizacional antes mesmo do seu primeiro dia de forma 100% virtual.

Além da praticidade, este modelo se tornou essencial para algumas empresas que atuam de forma completamente remota.

Após a pandemia, muitas organizações optaram por este modelo, tornando o onboarding digital não só benéfico como obrigatório.

Principais ferramentas que tornam o onboarding digital mais eficiente

Para um onboarding digital ser realmente efetivo, ele deve ser personalizado e impactante, fazendo com que o colaborador realmente preste atenção e se sinta parte da empresa antes mesmo de iniciar suas funções.

Para isso, existem algumas ferramentas que auxiliam a padronizar e automatizar certos procedimentos, desde o pré-boarding até os primeiros meses de sua contratação, como:

• Plataformas de gestão de RH: automatizam fluxos como envio de documentos, formulários e checklists, garantindo organização e redução de retrabalho.

• Sistemas LMS (Learning Management System): permitem criar trilhas de treinamento personalizadas, acompanhar progresso e disponibilizar conteúdos de forma centralizada.

• Softwares de assinatura digital: agilizam a formalização de contratos e documentos sem necessidade de presença física, aumentando a segurança e a velocidade.

• Chatbots e assistentes virtuais: respondem dúvidas frequentes de forma imediata, ajudando o colaborador a navegar pelos primeiros dias com mais autonomia.

• Portais ou hubs de integração: reúnem políticas internas, apresentações, vídeos, normas e informações importantes em um único ambiente intuitivo.

• Ferramentas de comunicação interna: canais como Slack, Teams ou Google Chat facilitam interação com líderes e equipes, fortalecendo a conexão inicial.

• Sistemas de agendamento e automação de reuniões: ajudam na organização de encontros de boas-vindas e alinhamentos iniciais com áreas-chave.

Passo a passo para implementar um onboarding digital na empresa

O onboarding digital é uma estratégia utilizada pelo setor de RH de uma empresa e, assim como toda a estratégia, ele deve ser construído em etapas, cada uma pensada para impactar o colaborador de certa forma.

Implementar este processo não é difícil, consistindo em alguns poucos passos, porém, cada um requer máxima atenção para que realmente seja efetivo.

De forma resumida, podemos ver o passo a passo de implementação da seguinte forma:

1. Mapear o processo atual e identificar gargalos: analisar todas as etapas do onboarding existente, entender o que funciona, o que gera retrabalho e onde há falhas para orientar melhorias.

2. Definir objetivos e KPIs claros: estabelecer metas mensuráveis, como reduzir o tempo de contratação ou aumentar o engajamento inicial, além dos indicadores que acompanharão os resultados.

3. Selecionar e integrar as ferramentas certas: escolher plataformas adequadas ao tamanho da empresa (RH, LMS, assinatura digital, comunicação) e integrá-las para garantir fluidez e evitar duplicidade de informações.

4. Desenhar a jornada digital e criar conteúdos personalizados: estruturar cada etapa da experiência do colaborador, definir responsáveis, produzir vídeos, checklists e trilhas de treinamento adaptadas por função.

5. Testar, lançar e otimizar continuamente: realizar pilotos com pequenos grupos, coletar feedback, ajustar pontos críticos e acompanhar KPIs para aprimorar constantemente o onboarding digital.

Métricas essenciais para avaliar o sucesso do onboarding digital

Para saber se uma estratégia realmente está sendo efetiva, é preciso avaliá-la, portanto, é preciso analisar alguns elementos após a implementação do onboarding digital.

É essencial que o setor de RH da sua empresa padronize algumas métricas que mostrarão a eficácia do processo.

Embora cada organização exija determinados resultados, algumas métricas importantes a serem analisadas são:

• Tempo médio de contratação

• Tempo até a produtividade plena

• Engajamento nas trilhas de treinamento

• Satisfação do colaborador no dia 30 e dia 90

• Taxa de turnover nos primeiros meses

Desafios mais comuns no onboarding digital 

Apesar de ser um procedimento prático e eficiente (quando feito com estratégia), existem alguns desafios comuns que devem ser superados.

Mesmo que estes obstáculos sejam simples, é essencial que o RH da sua empresa tenha conhecimento prévio para já se adiantar a eles e montar uma estratégia para vencê-los.

Alguns dos desafios mais comuns são:

• Resistência de líderes e equipes

• Falta de padronização nos processos

• Excesso de informações no início

• Baixa usabilidade das ferramentas escolhidas

• Falhas de comunicação entre áreas
  

O onboarding digital como chave para integrações mais rápidas e humanizadas

O onboarding digital é uma estratégia cada vez mais adotada por empresas, especialmente por agilizar um procedimento já muito rápido, de forma mais econômica, padronizada e até mesmo impactante.

Além de suas vantagens, este processo se tornou praticamente obrigatório para muitas empresas que adotaram o modelo 100% remoto após a pandemia, permitindo que você impacte o colaborador mesmo à distância.

Para seu sucesso, é essencial que o RH mantenha uma estratégia estruturada e, para também acelerar este passo de forma qualificada, basta terceirizar este setor com a MasterHunter.

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