Onboarding de Funcionários: Guia Completo para o RH
Uma das principais funções do setor de Recursos Humanos de uma empresa é admitir novos funcionários, realizando processos seletivos e definindo os melhores novos talentos.
A geração atual fica pouco em seus trabalhos, com a grande maioria não chegando a um ano de empresa e, um dos elementos que mais influencia nesta retenção de talentos, por incrível que pareça, é a estratégia de boas-vindas.
Quando um novo colaborador chega em uma organização, ele deve ser inserido à cultura organizacional, conhecer suas rotinas, funções e tudo que diz respeito à sua nova vida.
O onboarding de funcionários não pode ser mera papelada, já que este pode ser o ponto em que o novo empregado já decidirá se ele deseja permanecer ou não no emprego.
Neste guia, explicaremos melhor a importância de um onboarding estratégico, quais as etapas desta prática e algumas tecnologias que auxiliam e muito mais. Acompanhe logo abaixo.
O que é onboarding de funcionários
O onboarding de funcionários é o nome dado ao processo de integração de um novo colaborador à organização.
Além de deixá-lo a par de suas novas tarefas, apresentá-lo à equipe e habituá-lo à rotina, esta é a etapa que sua inserção à cultura organizacional será iniciada, já criando um sentimento de pertencimento.
Por mais que muitas empresas encarem o onboarding de funcionários apenas como uma manhã de instruções e papeladas, este processo pode ser a estratégia que diminuirá o índice de turnover e aumentará a produtividade.
O segredo da primeira impressão
O processo de onboarding não pode ser encarado como uma manhã de café e tour pela empresa.
Ninguém chega a um novo local e já se sente pertencente em poucas horas, ou mesmo dias, e isso serve para funcionários em seu novo emprego.
O processo de onboarding deve ser contínuo, durando de 30 a 90 dias, construindo confiança e proximidade ao longo do tempo.
Com isso, a empresa mostra o quanto este colaborador é bem-vindo e valorizado, criando propósito e fazendo com que ele não sinta que trabalha por mera obrigação, mas também por prazer.
Etapas que compõem o onboarding de um funcionário
O processo de onboarding de funcionários deve ser feito em etapas, cada uma representando determinado período do colaborador dentro da empresa.
As etapas deste processo consistem em:
Pré-boarding: um bom onboarding começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho, entre a assinatura do contrato e o primeiro bater de ponto. Aqui é preciso enviar comunicações personalizadas, preparar acessos e deixar tudo pronto para que o primeiro dia do funcionário seja tranquilo, reduzindo a ansiedade e já alinhando expectativas.
Boas-vindas: feita nos primeiros dias, esta etapa é a que o funcionário conhecerá melhor a equipe e entenderá a cultura organizacional da empresa, se adaptando também às rotinas e tarefas.
Treinamentos: até mais ou menos a quarta semana, ou seja, durante o primeiro mês, o colaborador deve receber treinamentos técnicos e comportamentais, o auxiliando a dominar as ferramentas utilizadas em sua função e como se comportar no ambiente de trabalho de acordo com os valores da organização.
Acompanhamento: metas devem ser firmadas para acompanhar a evolução do funcionário em seus primeiros dias de trabalho. Normalmente, o RH prepara um planejamento de 90 dias, oferecendo feedbacks e avaliando se os objetivos foram alcançados.
Encerramento: após este período de cerca de três meses, recomenda-se realizar um encerramento formal do onboarding, permitindo que o colaborador também avalie como foi sua experiência no começo do trabalho.
Ferramentas e tecnologia que auxiliam o RH
Hoje em dia, temos diversas ferramentas e softwares auxiliando processos em todos os segmentos, e o mesmo vale para os Recursos Humanos.
Estas novas tecnologias automatizam tarefas e fornecem insights mais detalhados, com números mais precisos e evitando falhas humanas.
Dentre as principais ferramentas que auxiliam no onboarding de funcionários, podemos destacar:
Plataformas de RH / HCM (Human Capital Management): Centralizam toda a documentação, contratos e dados do funcionário, permitindo preenchimento eletrônico (pré-boarding) e automatizando fluxos de aprovação. Reduzem a burocracia do RH e garantem a conformidade legal.
Sistemas de Gestão da Aprendizagem (LMS): oferecem trilhas de conhecimento e treinamento padronizadas (vídeos, módulos e testes). Aceleram o tempo de aprendizado do novo colaborador e garantem que ele absorva a cultura e os procedimentos da empresa de forma autônoma.
Trello ou Asana (Gerenciadores de Projetos): funcionam como um checklist visual e colaborativo. Permitem rastrear e delegar tarefas de onboarding (preparação de equipamento, acessos, reuniões) entre RH, TI e gestores, assegurando que o processo seja completo e organizado.
Ferramentas de Pesquisa de Engajamento (ex: SurveyMonkey, Typeform): utilizadas para coletar feedback estruturado (como pesquisas de eNPS) dos novos contratados nas primeiras semanas. Permitem ao RH identificar e corrigir rapidamente pontos de atrito no processo.
Softwares de Comunicação Interna (ex: Slack, Microsoft Teams): essenciais para a integração social e comunicação rápida. Facilitam a apresentação do novo membro à equipe e criam canais diretos para tirar dúvidas e promover a interação informal.
O onboarding como pilar da sua vantagem competitiva
O onboarding de funcionários é o procedimento de entrada de um noivo colaborador em uma empresa.
Este processo nunca pode ser encarado como um mero preenchimento de papelada e apresentação à equipe, já que pode ser o ponto chave entre reter um talento e perdê-lo rapidamente.
O onboarding deve ser uma das principais estratégias do setor de RH, aplicando técnicas personalizadas de boas-vindas e acompanhamento de resultados, integrando este funcionário rapidamente à cultura organizacional e criando um sentimento de pertencimento.
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